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에버노트를 활용해 기사를 쓰는,

기자의 다섯 번째 팁은

업무노트쓰기 입니다.

 

업무일지를 꾸준하게 쓰면 3가지 이점이 있습니다.

 

1.업무를 예측할 수 있습니다.

 

오늘, 그리고 일주일, 한 달 동안 자신이 회사에서

무슨 일을 얼마나 했는지 살펴볼 수 있어서 좋습니다.

 

사실 회사에서 주어진 일들은

마감 기간이 명확한 편인데요,

 

문제는!

 

메인 업무를 보조하는 보조 할일을 구분하고,

순차적으로 처리하는 게 녹록치 않는다는 겁니다.

 

 

그렇지만 지속적인 업무 관련 기록은

어떤 일엔 얼마나 시간을 투입해야 하는지

대략적인 감을 익히는 데 도움이 됩니다.

 

일일 업무일지를 쓰면서 일의 작업량을

계산할 수 있게 된 덕분이죠.

 

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“제 주변에 연구를 잘하는 사람들에겐

연구 노트를 착실하게 쓴다는 공통점이 있었습니다”

 

“어떤 논문을 읽었다면 꼭 자기 생각을 붙여넣거나

요약을 하는 습관이 몸에 배어 있더군요”

 

(신정철 ‘메모습관의 힘’ 저자)

 

(참조 – 창의성을 부르는 직장인의 업무노트)

 

2.현재 하는 업무 현황을 파악할 수 있습니다.

 

“요즘 무슨 일 하고 있어”라는 상사의 질문에

즉시 대답할 수 있습니다.

 

업무가 어떻게 진행되고 있는지,

어디까지 진행됐는지, 누구한테 위임했는지,

왜 제때에 하지 못했는지 등

각종 정보를 담고 있기 때문이죠.

 

세월호 참사 당시, 박근혜 정부의

안이한 사건 대응을 유추할 수 있었던 건,

 

아이러니하게도 김영한 전 민정수석의

꼼꼼한 업무일지 덕분이었죠.

 

(참조 – 꼭꼭 숨겨라 7시간 보일라

 

3.반복될 실수를 하지 않도록 도와줍니다.

 

단순 사실만 적는 게 아니라,

어떤 일을 추진하는 데 드는 자신만의 생각을 적을수록

성과 측정이나 달성에 큰 도움이 된다고 합니다.

 

성과 달성률을 수치화할 수는 없지만,

과거에 진행했던 프로젝트를 똑같이 실시할 때

 

예전 노트 기록을 참고하면

같은 실수를 반복할 가능성을 줄일 수 있어

전반적인 성과가 높아진다는 의미인 것 같습니다.

 

여기에 특정 할일을 하는 데 들이는 시간이나

비용을 함께 적어놨다면 차기 프로젝트를 진행할 때

예산이나 기일을 미리 계산하는 데 큰 도움이 됩니다.

 

그럼 에버노트를 보조적으로 활용하는

업무노트 작성 및 관리법에 대해 한 번

간단히 살펴볼까요? *_*

 

1.아날로그 일지노트를 씁니다

 

사실 수많은 할일을 디지털로 관리한다는 건

거의 불가능한 일입니다.

 

어떤 할일을 언제까지, 어떻게 처리할지

구체화하는 작업은 아날로그 방식이 사실 최고죠!

 

이찬영

 

“아날로그 도구를 이용해 시간 및 할일을 관리하면

더 효율적입니다”

 

“통화를 하면서 미팅 약속을 잡을 수도 있고,

한 손으로 중요한 통화 내용을 기록할 수 있습니다”

 

“아울러 스마트폰과 PC와의 적절한 거리를

유지하도록 하면서도 멀티태스킹 능력을 극대화해주죠”

 

(이찬영 한국기록관리연구소 대표)

 

웃음_수정

저는 포스트잇과 노트를 한 번 조합해보았습니다.

 

(특히 영어권 경험이 없는 독자라면, 영문 자료는 꼭 뽑아서 보세요 ㅠㅠ, 사진=아웃스탠딩)

(영문 보고서나 논문을 읽을 때도 포스트잇을 적극 활용하고 있죠!, 사진=아웃스탠딩)

 

노트는 휴대하기 좋은 사이즈를 선택하는 게

가장 중요한데요!

 

저는 A4의 1/2 크기인 A5를 선호합니다.

핸드백에도 쏙 들어가는 사이즈라서요 🙂

 

아울러 주제별 여러 개의 노트를 사용하는 것보다,

하나의 노트에 꾸준히 기록하는 게 좋습니다.

 

노트를 처음부터 끝까지 다 썼다는

성취감을 느낄 수 있으며,

새노트를 펴들며 뭔가 새로 시작한다는 신선함도

느낄 수 있기 때문이죠.

 

(참조 – “키보드 대신 종이와 펜을 들고 메모를 해야 하는 이유”

 

할일은 플래그 포스트잇에 작성했습니다.

 

용도별 색깔을 구분하면 좋습니다.

 

저의 경우 주황색은 읽어야 할 책이나 보고서,

봐야 할 영화 목록 작성에

빨간색은 업무 관련 할일,

파란색은 개인적인 할인(집안일 등) 등에

사용하고 있죠.

 

(참조 – 포스트잇으로 생산성을 높이는 13가지 방법

 

평소에 사용하던 기사기획 노트를 활용해

일지노트를 한 번 써봤습니다.

 

할일 포스트잇 옆 여백에는 추가 항목을 적고요,

노트 하단에는 기사 아이템 섹션과

반성/개선 섹션도 한 번 넣어봤어요.

 

(사진=아웃스탠딩)

(사진=아웃스탠딩)

 

나중으로 미뤘던 할일을

완벽하게 트래킹할 수 있다는 게

장점인 듯했습니다.

 

괴로움

물론 할일 완수여부는

기록 방법과는 큰 관계가 없습니다.

제 의지에 달린 문제라서요^^;;

 

오늘 완료하지 않은 할일 포스트잇은 떼서,

다음날 노트 페이지에 붙이면 됩니다.

 

 

왠만하면 작은 할일 단위는 포스트잇에 써놓고

연기/취소/위임이 가능하도록 하고,

 

여백에는 짤막한 생각이나 아이디어를 적는 게

좋은 것 같습니다.

 

노트 페이지를 구성하는 방식은

다양하게 고안될 수 있을 것 같습니다.

 

저는 주로 기사를 작성하는 데 필요한

세부 할일을 나열했는데요,

 

하단 이미지처럼 

자신의 업무에 적합한 양식을 만들어서

이곳에 업무 현황 및 피드백, 참고자료,

기타사항 등을 적는 것도 방법!

 

(사진=seigniter) http://seigniter.com/wordpress/?paged=2&cat=1

(사진=seigniter)

 

넌뭐냐

“언제는 간단할일과 스케줄은

구글 캘린더에서 한 번에 관리한다면 된다더니..

도대체 어떻게 하라는 거죠?”

 

(사진=아웃스탠딩)

(사진=아웃스탠딩)

 

능글_수정

저는 둘 다 사용합니다.

 

피드백이 따로 필요 없는,

반복적으로 해야 할 일이나

단순 체크 정도만 하는 수준의 할일은

구글 캘린더에 입력합니다.

 

뭔가 고차원의 사고나 생각이 필요하거나

중요도가 더 높은 할일들은 포스트잇을 추천합니다.

 

2.일지노트는 디지털화합니다

 

분명 초기 아이디어의 개진이나

세부 트레킹엔 아날로그식 기록이

가지는 장점은 분명합니다.

 

실제 많은 연구자들이 연구 노트를 작성할 때도

펜과 종이를 들죠.

 

하지만 관리의 관점에서 봤을 땐

사실 디지털을 따라갈 재간은 없습니다.

 

디지털 세계에선 물리적인 한계를 모두 극복할 수 있죠.

 

이찬영

 

“입력 단계에 속하는 플래닝, 아이디어 스케칭,

스케줄링, 할일 관리 등은 손 기록을

활용하는 것이 좋습니다”

 

“두뇌와의 협업 측면에서 손이

키보드보다 우세하기 때문이죠”

 

“그러나 모든 기록의 저장, 관리,

활용 측면에서 보면 디지털이 유리합니다”

 

(이찬영 한국기록관리연구소 대표)

 

그래서 저는!

그날 하루 일정을 마감하고 나선,

일지노트를 디지털화합니다.

 

스캐너블(Scannable) 앱이나

에버노트 모바일 앱 내 자체 스캔 기능을 이용해

노트를 디지털화합니다.

 

(사진=아웃스탠딩)

(사진=아웃스탠딩)

 

에버노트 노트에 저장한 이미지 속 손글씨나 주석은

텍스트를 활용해 검색이 가능합니다.

 

(이미지를 검색할 준비가 되면 노트 정보에 ‘모든 이미지가 색인화되었습니다’라는 표시가 뜹니다, , 사진=아웃스탠딩)

(이미지를 검색할 준비가 되면 노트 정보에 ‘모든 이미지가 색인화되었습니다’라는 표시가 뜹니다, , 사진=아웃스탠딩)

 

웃음_수정

되도록 꼭 검색되길 원하는 키워드는

정자체를 쓰는 게 팁이라면 팁이랄까요?

 

 

디지털로 변환한 일지는

일단위, 주단위, 월단위로 관리하는 방법이 있습니다.

 

저는 개인적으로 같은 월/날짜끼리 묶어서

관리하길 추천합니다.

 

이는 ‘작년 오늘은 무엇을 하고 있었을까’,

‘2년 전 오늘은 어떤 기사를 썼지?’를 궁금해 할 때가

더 많았던 제 개인적인 경험에 근거하는데요,

 

예를 들어,

2017년 7월 17일, 2016년 7월 17일,

2015년 7월 17일 일지는

하나의 노트로 관리하는 거죠.

 

(노트 제목에는 당해년도를 바꿔입력해주시면 됩니다, 사진=아웃스탠딩)

(노트 제목에는 당해년도를 바꿔입력해주시면 됩니다, 사진=아웃스탠딩)

 

(참조 – 에버노트로 ‘일기’쓰는 7가지 트릭

 

(참조 – 아날로그 메모를 에버노트에 저장하고 활용하기

 

3.회사 공지 및 주요 자료도 디지털화합니다

 

앞서 언급한 대로 디지털로 전환 시

데이터 관리 및 활용성이 높은데요,

 

회사에서 나눠주는 프린트물도 저장해두면

나중에 잃어버리는 일을 사전에 방지할 수 있습니다.

 

*회사에서 전사적으로 알려주는 공지 사항도

에버노트에 저장하면,

‘아 그 지난주 대표님이 보냈던 메일(공지)이

어디 있지’하며 찾아 헤매는 것도 방지할 수 있어요

 

(사진=아웃스탠딩)

(사진=아웃스탠딩)

 

*전사 연락처, 조직도 등을 PDF 및 도표,

그림 파일로 변환해서 에버노트에 저장 및

관리하는 것도 완전 굿!

 

=evernotedocs(해당 파일을 드래그 앤 드롭하면 노트에 손쉽게 첨부할 수 있습니다, 사진=에버노트)  https://help.evernote.com/hc/ko/articles/212725807-사용법-안내서-Evernote-비즈니스와-함께-사용할-수-있는-보완-도구들

(해당 파일을 드래그 앤 드롭하면 노트에 손쉽게 첨부할 수 있습니다, 사진=에버노트)

 

*수집광인 저는 회사에서 주는 월급명세서도

에버노트에 저장합니다.

 

전 직장, 전 전 직장에서부터 고수하고 있는

습관 중 하나인데요,

 

이 월급 명세서를 보며

고달픈 직장인의 애환을 달래곤 하죠.

 

(사진=아웃스탠딩)

(사진=아웃스탠딩)

 

*업무를 실행하는 데 있어서

반드시 유념해야 할 주의점들은

따로 에버노트에 작성해둡니다.

 

로봇이 아닌 이상에야, 사람이라면 의도치 않게

실수를 하게 됩니다.

 

하지만 보통 한 번은 실수라고 하더라도,

두번째부터는 실력이라고도 하죠.ㅠㅠ

 

그렇기에,

똑같은 실수를 반복하지 않으려면

기록하고 또 기록해야죠!

 

 

보통 콘텐츠 사업을 영위하는 매체별로

표기준칙이 따로 존재하는데요,

 

저는 이 준칙을 에버노트로 관리하고,

필요할 때면 바로 액세스해 참고해서

볼 수 있도록 장치해두고 있습니다.

 

 

회사별, 부서별 업무표준가이드라인이 있을테니

항시 회사 모니터에 띄워두고 체크해주면

어디가서 일 못한다는 말은 적어도 안들을 수 있습니다!

 

물론 주의해야 할 게 있습니다.

 

외부로 유출해선 안 되는 기밀 자료일수록

관리에 더욱 신경 써야 한다는 거죠.

 

기본

조심 또 조심!

 

4.명함은 리멤버로 관리합니다

 

따로 설명이 필요 없습니다.

 

리멤버로 명함을 관리하는 게 제일 좋습니다.

 

(사진=리멤버)

(사진=리멤버)

 

과거에 저도 에버노트 명함관리 기능을

이용해본 적이 있는데요,

 

스마트폰 주소록과 자동 동기화가 되질 않아

명함 속 전화번호를 또 따로 저장해야 하는 등

연락처 관리가 꽤 번거롭더라고요.

 

리멤버에 저장한 명함 데이터는

구글 주소록과 동기화해서 관리하면 일석이조~

 

(사진=아웃스탠딩)

(사진=아웃스탠딩)

 

정리하자면 다음과 같습니다.

 

– 아이디어 개진 및 간단한 할일, 업무 관련 피드백은

아날로그 방식이 가장 좋습니다.

 

컴퓨터 옆에 노트, 또는 종이를 항상 갖춰놓고

기록하는 습관을 들이면!

 

해야 할 일을 잊어버리는 빈도를

현격히 줄이는 데 도움이 됩니다.

 

– 이렇게 정리한 일지를 나중에도 참고해보고 싶다면,

이 아이디어들을 모아 대형 프로젝트를 진행하고 싶다면

디지털로 변환한 뒤 관리하는 게 좋습니다.

 

일자별 또는 프로젝트별, 아이디어별로 관리하는 등

여러 가지 방법이 있겠습니다.

 

– 프린트물로 받은 것 또한 안전한 보관을 위해

사진본을 에버노트에 저장하는 것이 좋습니다.

 

– 회사에서 메일 또는 메신저를 통해 전달받은 공지도

에버노트에 관리하면

나중에 재참고시

다시 찾는 수고로움을 줄일 수 있습니다.

 

-명함은 리멤버로!

 

분명한 건 열심히 무엇인가를 기록한다고 해서

반드시 성공하는 삶을 사는 건 아닙니다.

 

하지만 성공한 사람들의 공통점이 있다면

그건 바로 ‘꾸준한 기록’이라는 거죠.

 

일 좀 잘하는 사람으로 거듭나고 싶다면!

 

업무일지를 꼭 작성하길 추천합니다.

 

파이팅_수정

물론 여기에 피드백도 추가된다면 금상첨화!

 

일을 열심히 하는 것만큼이나 중요한 건

오늘 자신이 한 일을 되짚어보고,

개선점을 찾는 것이니까요!

 

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에버노트를 활용하는 7가지 공식

 

(참조 – 에버노트로 ‘일기’쓰는 7가지 트릭)

 

(참조 – 에버노트에 저장한 자료를 효과적으로 읽는 6가지 방법)

 

(참조 – 에버노트로 자신만의 지식백과를 구축하는 5가지 트릭)

 

(참조 – 에버노트로 멀티미디어(사진)를 관리하는 4가지 방법)

 

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