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온라인 회의, 이렇게 하면 더 잘할 수 있다

‘코로나19’로 재택 근무가 늘어나면서,

온라인 회의가 많아졌죠.

 

그런데… 온라인 회의 쉽지 않습니다.

일단 비언어적 소통이 어려우니까요.

서로 존재감이 덜 느껴지고요.

시간이 지나면 집중도도 쉽게 떨어지죠.

 

주변 사례를 들으니, 재택 근무는 물론이고,

특히 회의를 어려워하시는 분이 많았습니다.

 

그러다 얼마 전, 애자일컨설팅 김창준

대표가 올린 ‘온라인 회의 요결’

이라는 영상을 봤는데요.

 

 

오랫동안 온라인 회의를 해온

경험을 담아 아주 유용한 방법을

많이 알려주셨습니다.

 

(참조 – 성장과 학습을 극대화하는 환경 설정법)

 

저도 직접 해봤는데, 확실히 얼굴만 보고

하는 회의보다 효과적이더라고요!

 

오늘 기사는 김창준 대표의

온라인 회의 노하우를 담아봤습니다.

 


‘코로나19’ 극복에 도움이 되었으면 

좋겠다는 김창준 대표의 요청으로,

해당 기사는 아웃스탠딩 비회원에게도

6개월간 무료 제공됩니다.


 

몰입을 높이는 온라인 회의 원칙

 

먼저, 뒤에 나올 구체적인 방법론 이전에

기본 원칙을 얘기해야 할 것 같습니다.

 

회의 몰입도를 높이려면

이 3가지가 중요합니다.

 

(출처=아웃스탠딩)

 

원칙 1. 발언 기회 늘리기 (참여도 높이기)

 

온라인 회의는 특성상

상태 파악이 제한되기 때문에

팀원들이 일부 회의에서 집중력을

잃고 빠져나가기가 쉽습니다.

 

회의를 하면서, 다른 일을 할 수도 있고요.

 

(솔직히 다들 온라인 회의하면서

카톡해본 적 있으시죠?)

 

앞으로 소개할 방법은

참여도를 높이기 위해서

최대한 다같이, 동시다발적으로

의견을 입력하고, 정리하게 합니다.

 

여러 명이 같이 하나의

공유 문서에 각자 의견을 쓰고,

문서 공동 편집을 하는 거죠.

 

한 명씩 돌아가면서 말하기보다

각자 발언 기회를 극대화하는

효과가 있는데요.

 

발언 기회가 많아지면,

팀원 참여도가 높아집니다.

 

집단 지능이 높은 팀은

발언 기회가 골고루 주어진다는

연구 결과도 있습니다.

 

발언 기회가 골고루 주어짐

=돌아가면서 말하는 횟수의

(conversational turn-taking)

분포가 골고루 퍼져있다는 뜻.

 

(참조 – MIT 집단 지능 연구)

 

원칙 2. 회의 내용의 시각화

 

회의 내용을 잘 시각화할수록

몰입도가 올라갑니다.

 

서로 얼굴을 보기보다

공유 문서에서 내용을 작성하면서

회의를 하는 이유죠.

 

집중력이 쉽게 떨어질 수 있기 때문에,

계속 구심점을 만들어주고,

그걸 다같이 보고 있다는 느낌을

주는 것이 중요합니다.

 

물론 나중에 회의 내용을

다시 보는 데도 도움이 되고요.

 

원칙 3. 의사소통의 명료화

 

온라인 회의는 비언어적 소통이 많아서,

같은 말을 하더라도 오해가

생길 여지가 있습니다.

 

‘서버 세팅해야 함’이라고 적고 넘어갔을 때,

그걸 보고 사람들은 전혀 다른 해석을

할 수도 있으니까요.

 

무엇이 결정되었는지, 어떤 행동을,

언제까지 하기로 했는지

회의 중 분명히 드러나게 해야 합니다.

 

이제부터 나오는 팁은 위에서 말한

원칙을 달성하기 위한 수단입니다.

상황에 맞게 유연하게 적용하시면 됩니다.

 

그리고 구글 스프레드시트를

사용한 방법을 알려드릴 건데요.

 

반드시 구글 스프레드시트를

써야 하는 건 아닙니다.

 

(시각화, 디자인이 중요한 작업은

비캔버스 같이 캔버스 형태

툴을 쓸 수도 있겠죠?)

 

김창준 대표는 ‘좋은 회의 원칙을

지킬 수 있다면 어떤 툴을 쓰는지는

크게 중요하지 않다’고 강조했습니다.

 

심지어 아무 툴을 안 쓰더라도

이 원칙들을 지키기 위해

노력할 수 있다고요.

 

자, 이제 본론으로 들어가 볼까요.

먼저 10가지 조언을 보여드리고,

세부사항을 설명하도록 하죠.

 

 

원문이 대화이다보니,

편집을 많이 했는데요.

 

가독성을 위해 따로

화자를 표시하지 않았으나

이하 내용은 영상 시연을 진행하신

김창준님, 변신철님의 말과,

별도 인터뷰 내용을 엮어

정리했음을 알려드립니다.

 

1. 얼굴보단 문서를 공유하자

 

보통 온라인 회의를 하면

각자 얼굴을 띄워 놓습니다.

 

(흔한 온라인회의 모습. 출처=줌

 

하지만 얼굴보다는 문서 화면을

공유하는 게 더 효과적입니다.

 

화면은 우리 회의가 어떻게

흘러가고 있는지 보여줍니다.

 

센터라고 부르기도 하는데요.

 

건축가 크리스토퍼 알렉산더는

사람들이 살아있다고

느끼는 공간은 공통적으로

‘센터’라는 구심점이 있다고 말합니다.

 

온라인 회의에서 센터란

이와 비슷하게 사람들이

다같이 바라볼 수 있는 중심점을 말합니다.

 

(출처=셔터스톡)

 

이런 센터가 있어야

사람들이 눈으로 내용을

보면서 몰입하기가 쉽습니다.

 

얼굴은 센터의 역할을 잘하지 못하고요.

얼굴 보고 있으면 오히려

회의 진행을 따라가지 못하고

더 헤매는 경우가 많았습니다.

 

그래서 공동으로 편집할 수

있는 문서를 만들고,

그걸 보면서 회의를 진행합니다.

 

여기서 설명하는 방법에선

그게 구글 스프레드시트죠.

 

(구글 스프레드시트. 출처=아웃스탠딩)

 

구글 스프레드시트로 하는 방법을

설명드리긴 하지만, 툴이

중요하진 않습니다.

 

좋은 팀이라면 충분히

어떤 도구를 사용해도 충분히

효과적인 온라인 회의를

할 수 있다고 생각해요.

 

2. 참여자별로 열을 만들자

 

자, 맨 처음에 스프레드시트를

만들었다면, 각자 열(Column)을

하나 정해 이름을 씁니다.

 

일종의 출석부인 셈입니다.

본인 이름은 자기가 직접 씁니다.

 

이름을 쓴 행을 고정해줍니다.

스크롤을 내려도 보이게요.

 

(어벤져스 회의 중입니다. 출처=아웃스탠딩)

 

이렇게 하는 이유는 각자

안건에 대해서 자기가 하고 싶은 말을

동시다발적으로 적기 위해섭니다.

 

이 방법을 쓰면 의견을 듣는

시간도 훨씬 덜 걸리고,

 

참여도가 떨어지는 사람을

빨리 감지할 수 있게 됩니다.

 

계속 의견을 스프레드시트에 쓰게 만들면,

참여도가 낮은 사람이 바로 보이죠.

 

이걸 진행자가 예민하게 알아차려야 합니다.

 

“00님, 말이 없으셨는데

어떻게 생각하시나요?”하고

질문을 던지면서 참여를 유도합니다.

 

또 한 열에 자기가 한 말만

적히기 때문에 빈칸이 티가 납니다.

 

무언가를 써야 한다는 압박이 생깁니다.

몰입도가 올라가는 효과가 있죠.

 

각자 의견을 쓴 텍스트에 대해

간단한 질문이 있다면, 코멘트 기능을

활용할 수도 있습니다.

 

말로 한 명씩 묻기보다

빠르게 의견을 교환할 수 있습니다.

 

(구글 스프레드시트에서 코멘트 달기. 출처=아웃스탠딩)

 

3. 안건은 같이 작성하자

 

열에는 사람 이름을 적었다면,

왼쪽 열에는 오늘 다루고 싶은

주제, 안건(agenda)을 적습니다.

 

그런데 중요한 점이 있습니다.

 

특정 팀원이 그걸 미리

적어놓지 않는다는 겁니다.

 

설령 미리 정해진 안건이 있다고 해도,

회의를 시작한 뒤에 각자

자기가 중요하다고 생각하는

안건을 적게 합니다.

 

(자기 열에 각자 논의가 필요하다고 생각한 안건을 적습니다. 출처=아웃스탠딩)

 

한 명이 나서서, 논의할

내용을 미리 써놓는 것과,

참여자가 직접 작성하는 것은

굉장한 차이가 있습니다.

 

참여자는 직접 안건을 내놓고,

중요도를 판단하면서

자기도 회의에 주도적으로

참여한다고 느끼게 됩니다.

 

말을 할 기회도 많아지고요.

 

‘다같이 안건 작성하는 것’은

회의에 스스로 참여하게

만드는 매우 좋은 방법입니다.

 

4. 실시간 투표를 활용하자

 

만약 한 번에 다 끝낼 수 없는

안건들이 나왔다면, 논의할

가장 중요한 안건을 투표로 정합니다.

 

스프레드시트 자기 열에 ‘숫자 1’을

써서 쉽게 투표를 할 수 있습니다.

 

필요한 경우 2-3펴씩 투표권을

줘서 복수 투표해도 되고요.

총합이 높은 것부터 진행하면 됩니다.

 

(중요한 안건에 1을 표시해 투표합니다. 출처=아웃스탠딩)

 

회의 중간중간 의사결정에도

즉시 투표를 활용할 수 있습니다.

 

예를 들어 워크샵을 계획하다가

장소를 결정해야하는 때가 왔다고 하죠.

 

선택지를 왼쪽에 주루룩 적습니다.

또 각자가 선택지에 대해 말하고 싶은

내용을 셀에 적겠죠?

 

그리고 나서 숫자를 써서 투표하고

빠르게 다음으로 넘어갈 수 있습니다.

 

투표는 늘어지는 회의를

막는 좋은 방법이죠.

 

5. 감정이 담긴 이야기는 대화로 하자

 

‘자기 열 만들기 + 다같이 의견 입력하기’

방법을 쓰면 텍스트와

동시다발적 의사소통을 활용해서

각자의 발언 기회를 높이고,

시간을 단축하게 되는데요.

 

그럼에도 불구하고,

의견을 충분히 목소리로

듣고 가야할 때가 있습니다.

 

특히 감정적인 이야기라면,

반드시 대화를 해야 합니다.

 

텍스트로 하는 소통은

상대방의 감정을 느끼기

어려운 단점이 있습니다.

 

텍스트로만 빠르게 수합하고

넘어가면, 작은 부분에서

오해가 생길 수 있습니다.

 

진행을 하는 사람은 올라오는 내용을 보면서,

감정적일 수 있는 부분이 있는지 잡아냅니다.

 

예를 들어, 어떤 안건에 누군가

“그건 좀 아닌 것 같은데요”라는

말만 딱 썼다고 해봅시다.

 

그러면 글자만 봐서는

다른 사람들과 오해가 생기기 쉽거든요.

 

다른 사람이 ‘어? 저 사람은

왜 내가 제안한 거에

저렇게 퉁명스럽게 반응하지?’라고

생각할 수도 있습니다.

 

(캡틴아메리카가 퉁명스럽게 말했네요. 오해의 여지가 있으니 대화를 나누고 가야겠습니다. 출처=아웃스탠딩)

 

진행을 하는 사람은 올라오는 내용을 보면서,

감정적일 수 있는 부분이 있는지 봅니다.

 

의견을 낸 사람이 어떤 감정이나

맥락에서 말을 했는지 꼭

질문을 하거나, 공감해주면서

사안을 다뤄주고 넘어가는 게 좋습니다.

 

막상 말로 들어보면 그런

의도가 아니었을 수 있으니까요.

 

6. 중요한 사항은 반드시 시각화하자

 

안건과 팀원 열(Column) 사이에,

하나 열을 더 추가합니다.

 

이 곳은 각 팀원들 의견 중에서

중요 부분을 요약해서 적거나,

결정 사항, 해야 할 일이 나오면

적는 공간입니다.

 

(요약/결정사항이라는 열을 왼쪽에 추가했습니다. 출처=아웃스탠딩)

 

누군가 한 명이 적기보다는,

필요하다고 생각한 사람이

자발적으로 적으면 됩니다.

 

나중에 이 열을 보면

이 문서를 따로 정리할 필요 없이

각 안건에 대한 회의 내용을

파악할 수 있게 됩니다.

 

그리고 중요한 내용이라면,

셀 색깔을 바꿔주거나,

 

논의가 끝나면 취소선을 긋는 등

적극적으로 문서에 시각화를 합니다.

 

(결정사항을 주황색으로 바꾸고, 끝난 안건은 취소선을 그었습니다. 출처=아웃스탠딩)

 

또 이를 테면 ‘00’이 3월 10일까지

마치기로 했다라는 내용을 적었으면,

‘할 일’이니 녹색으로 표시해주고,

 

‘나중에 다시 논의해보자’라고 결정했다면

‘나중에 해야할 일’이니 주황색으로 표시해주는 거죠.

 

(녹색, 주황색으로 시각화한 모습. 출처=아웃스탠딩)

 

나중에 다시 볼 때 좋기도 하지만,

지금 당장 회의 초점을

시각적으로 잡아주는 효과가 있습니다.

 

다같이 결정 사항을 적고,

내용을 요약, 정리하고,

바로바로 시각화하면서

집중도가 높아집니다.

 

또는 집중이 분산되어 있을 때,

진행자가 ‘여기 셀 다같이 보시죠’ 하고

현재 말하고 있는 셀 색깔을 바꿔 줄 수도 있습니다.

 

7. 회의 전 반드시 시간을 정하자

 

안건을 논의하기 전,

예상 회의 시간을 미리 잡아 두는 걸

강력하게 추천합니다.

 

안건별로 예상 시간을 정하고,

논의가 끝나면 실제 종료 시각을 적어줍니다.

 

다같이 회의 시간 관리를 하는 거죠.

 

(스프레드시트에 예상 시간 적어놓기. 출처=아웃스탠딩)

 

(영상에 댓글을 달아 주신 이지수님은

알람을 맞추고, 종료 5분 전에

알려서 논의를 마무리하는 방법을 썼다고 합니다.)

 

당연한 말이지만 회의는

짧게 하면 할수록 좋습니다.

 

최대 길게 해도 1시간-1시간 반은

넘지 않는 게 좋다고 생각합니다.

 

제 경우 논의가 끝나지 않았다면,

참여자들에게 물어보고

20분 정도는 연장을 합니다.

 

하지만 2번 연속은 안 하려고 합니다.

그럴 땐 다음 회의에 얘기하기로 하고

다시 시간을 잡죠.

 

연장 시간에는 마음이 급해져

회의 질이 떨어질 수도 있습니다.

 

소수 의견을 충분히 듣지 못하는

문제가 생길 수도 있죠.

 

다음에 다시 하는 게

보통 더 효과적입니다.

 

8. 사람이 많으면 소그룹으로 쪼개자

 

온라인 회의도 6명이

넘어가면 효율이 떨어질 수밖에 없는데요.

 

어떤 팀은 10명이 모여서

회의를 해야할 수도 있습니다.

 

그런 경우엔 열을 나눠

의견을 쓰더라도 모두의

참여도를 높이기가 어렵습니다.

 

소그룹으로 쪼갰다가

다시 합치는 방법이 도움이 됩니다.

 

랜덤하게 참여자를 섞어서,

3명 정도 소그룹으로 쪼개는 거죠.

 

각자 열이나 새로운 시트를

만들어 그 소그룹에서 나온

의견을 종합해 올리게 합니다.

 

(오프라인 교육 행사를 보면,

강의장에서 조를 나눠

활동을 하고 다시 돌아오잖아요?

그걸 온라인으로 하는 거죠.)

 

줌이나 스카이프, 디스코드 같은

도구를 보면 소그룹을 만들어서

채팅을 하고 다시 돌아올 수 있는

방법이 있습니다.

 

(줌의 방 쪼개기(breakout) 기능. 출처=줌)

 

여러 명일 때 유용하게

써먹을 수 있는 기능입니다.

 

또는 많은 사람이 듣는

발표에도 쓸 수 있습니다.

 

대표가 파워포인트를 가지고

전체 팀원들에게 온라인으로

발표를 하는 경우도 있죠.

 

그럴 때 1시간이 있다면,

20분을 발표에 쓰고,

10분 정도 소그룹으로 나눠서 토론합니다.

 

그리고 다시 돌아와

20분 간 토론한 내용을 팔요하고,

10분 다시 소그룹으로

토론을 하면 좋습니다.

 

소그룹 토론할 때는

각기 시트를 따로 만들어서

발표 들으면서 인상적인 것, 시도해볼 것,

궁금한 것들을 시트에 기록하게 합니다.

 

다른 그룹에도 참고가 되고

발표자에게도 피드백이 됩니다.

 

이러면 발표를 들으면서 떨어진

집중력이 확 올라갈 겁니다.

 

#9. 진행은 다같이 하자

 

시각화하고, 발언권을 주고,

내용을 받아 적는 등 회의하면서

할 일이 많은데요.

 

따라서 진행자(퍼실리테이터) 역할이

매우 중요합니다.

 

회의 진행과 관련된 행동

(Procedural Meeting Behavior)가

빈번하고, 모든 참여자가 골고루 할수록

팀워크가 좋다는 연구 결과도 있습니다.

 

그렇다면 명시적으로

역할을 정해야 하느냐?

 

그건 아닙니다.

 

특정한 사람이 진행을 맡고,

기록을 맡는다 이렇게 정하면,

나머지 사람은 자신이

참여자라는 느낌을 잃게 됩니다.

 

내가 배에 타고 있지만

같이 노를 젓는 사공이 아니라,

승객처럼 느껴지는 거죠.

 

(출처=셔터스톡)

 

온라인 회의를 잘 하려면

수동적 태도를 방지하고,

참여를 극대화해야 합니다.

 

그래서 다같이 골고루

이런 회의 진행 역할을 하는 게 좋습니다.

 

방금 나온 내용을 자발적으로 적고,

시간을 체크하고, 발언권을 주는 역할이

유동적이고 협력적으로 이뤄지는 게 좋습니다.

마치 위키를 편집하듯이요.

 

물론 처음에는 혼란스러울 수 있습니다.

참여를 안 하는 사람이 있을 수 있죠.

그럴 때는 그 사람에게 부탁을 하면 좋습니다.

 

“00씨, 방금 나온 내용 좀 적어주실래요?”

“이번 안건은, 00님이 진행해주실래요?”

하고 말이죠.

 

#10. 근황 얘기와 에너지

점수로 상태를 파악하자

 

온라인 회의를 하다보면,

상대방의 감정이 잘 안 느껴져서

답답하다는 분들이 있습니다.

 

회의가 인간적이지 않다는

느낌이 들 수도 있고요.

 

그럴 때 저는

2가지 방법을 권합니다.

 

첫째, 프리미팅이라고 하는데.

회의 시작 10분 전에 한 두명씩

들어오는 시간이 있잖아요?

 

그 때 서로 인사하고 근황을

물으면서 회의를 시작하는 겁니다.

 

회의도 정시에 하기보다는 5분 정도

늦게 시작하면서, 근황 이야기를 합니다.

 

“오늘 컨디션 좀 어떠세요?”

“재택 근무하는데 좀 힘들지 않으세요?”

같은 질문 말이죠.

 

(근황이요? 재택근무가 너무 힘들어요. 출처=셔터스톡)

 

둘째, 에너지 점수를 쓰게 하는 방법입니다.

회의를 시작하기 전에 빠르게

각자 에너지 점수를 조사합니다.

 

1은 최악, 5는 최고로 해서

각자 상태를 표현하게 합니다.

 

눈에 띄게 점수가 낮은 사람이 있다면,

그 사람 상태를 묻고 공유하면서 시작합니다.

 

부드러운 회의 분위기를 만들고,

교감을 높일 수 있습니다.

 

정리해볼까요?

 

도식으로 보기 쉽게 만들어봤습니다.

다음 온라인 회의 땐 이 방법을

한번 적용해보면 어떨까요?

 

 

 


*해당 기사는 유료 콘텐츠로서 무단캡쳐 및

불법게재 시 법적 제재를 받을 수 있습니다. 


 

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  1. 노승범

    흥미롭네요! 다음주도 재택근무가 확정되면서 벌써 4주째인데! 이런 새로운 변화를 시도해서 능률을 더 끌어올려봐야겠어요 좋은 기사 감사합니다!

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송범근 기자

송범근 기자

현상 뒤에 숨겨진 본질을 찾는 백엔드 기자.
전략, 핀테크, B2B 그리고 사람의 성장에 관심이 많습니다.